Virtual Data Room (w skrócie VDR) stanowi nowoczesną formę udostępniania poufnych dokumentów w celu przeprowadzania transakcji, fuzji i przejęć. Tradycyjnie, aby zdobyć wszystkie potrzebne informacje do podjęcia właściwej finansowo decyzji, inwestorzy wraz z doradcami musieli fizycznie przybyć do firmy w celu oceny sytuacji. Takie niedogodne rozwiązanie to jednak już przeszłość.
Plusy Virtual Data Roomu
Korzystanie z tradycyjnych Data Roomów nie tylko generowało koszty związane z transportem, ale także było po prostu czasochłonne — ze względu na konieczność podróżowania i fakt, iż inwestorów trzeba było umawiać na różne dni, aby nie mieli ze sobą styczności. Dzięki VDR każdy może pracować ze swojego biura przy użyciu komputera i połączenia się z internetem.
Tradycyjne Data Roomy niosły ze sobą większe ryzyko, co może wydawać się dosyć przewrotne. W końcu, jeśli ktoś ma dostęp do dokumentów w formie elektronicznej, to oznacza, że nie ma możliwości monitorowania tej osoby, upewniania się, że jest jedyną osobą, która ma do nich wgląd i tak dalej. Wydaje się to intuicyjnie gorszym rozwiązaniem niż zaproszenie osoby do firmy i patrzenie jej na ręce. Niby jest to prawdą, ale firmy oferujące usługi Vritual Data Roomu zapewniają klientom szereg zabezpieczeń najwyższej klasy — między innymi dane są szyfrowane algorytmami EV SSL, czyli tymi, które są wykorzystywane w bankowości elektronicznej. Taka wirtualna współpraca zapobiega również niepotrzebnym plotkom wśród pracowników firmy.
Jakie zabezpieczenia powinien mieć VDR?
Po pierwsze administrator VDR (pracownik firmy, która wykupuje usługę lub pracownik usługodawcy VDR) może wybierać, które dokumenty zostaną udostępnione, komu i w jakim zakresie. Istnieją też zabezpieczenia przed rozpowszechnianiem plików i zapisywaniem ich. Ogółem dokumenty są w formie tylko do odczytu. Nawet jeśli w jakiś sposób uda się komuś coś skopiować, na dokumencie pojawi się znak wodny, dzięki któremu będzie wiadome, która osoba dopuściła się wycieku informacji. Pojawi się on, jeśli będzie chciała zapisać dokument w PDF-ie, wydrukować lub zrobić PrintScreen. W każdym momencie, w którym pojawią się jakiekolwiek wątpliwości co do jakiejś osoby, można dostęp do dokumentów zablokować. Oczywiście firmy VDR gwarantują również zabezpieczenie poufnych danych przed włamaniami hackerów. Należy szukać takiego VDR, który zbudowany jest przez FORDATA.
To jednak nie wszystko. Administrator ma ciągły wgląd w czasie rzeczywistym do informacji na temat tego, kto, kiedy i jaki dokument przeglądał oraz komu i kiedy go udostępnił (jeśli taka opcja w ogóle jest umożliwiona). Natomiast inwestorzy nie mają pojęcia o sobie nawzajem, jednocześnie mogąc przeglądać ten sam dokument w Virtual Data Roomie.
Logowanie do VDR jest zabezpieczane seriami różnych czynności. Hasło musi być odpowiednio silne, aby zostało zaakceptowane, logowanie może być dwupoziomowe (na przykład potwierdzane dodatkowo przez kod SMS wysłany na zweryfikowany numer telefonu), system może co określony czas wymuszać zmianę hasła, przeprowadzać automatyczne wylogowanie, a nawet zablokować logowanie z różnych adresów IP czy z kilku adresów na jeden login.
 |
Artykuł powstał przy współpracy z fordata.pl |
